Hoe stelt u een AI-reglement op voor uw personeel?
Uw medewerkers gebruiken AI. Misschien weet u het, misschien niet. Als werkgever bent u nu al verplicht dit schriftelijk vast te leggen. Artikel 4 (AI-geletterdheid) is van toepassing per 2 februari 2025. Een AI-reglement voor personeel is geen optie — het is een geldende verplichting.
Goed nieuws: het hoeft geen complex juridisch document te zijn. In dit artikel leggen we uit wat erin moet en hoe u het in 5 stappen opstelt.
Waarom is een AI-reglement verplicht?
De EU AI Act verplicht organisaties op twee punten:
- Artikel 4 (AI-geletterdheid): U moet ervoor zorgen dat medewerkers die met AI werken voldoende kennis hebben over veilig AI-gebruik.
- Artikel 26 (Deployer-verplichtingen): U moet richtlijnen geven aan medewerkers over hoe AI-systemen worden gebruikt binnen uw organisatie.
Een schriftelijk AI-reglement is het bewijs dat u aan beide verplichtingen voldoet.
Wat moet er in een AI-reglement staan?
Een goed AI-reglement voor het MKB bevat minimaal vijf onderdelen:
Toepassingsgebied
Voor wie geldt het reglement? Alle medewerkers, stagiaires en freelancers die AI-tools gebruiken voor hun werk bij uw bedrijf.
Toegestaan gebruik
Wat mogen medewerkers wel doen met AI? Teksten schrijven, e-mails opstellen, openbare informatie samenvatten. Beschrijf de concrete toepassingen die van toepassing zijn op uw bedrijf.
Verboden gebruik
Dit is het belangrijkste onderdeel. Verbied expliciet: het invoeren van persoonsgegevens, klantdata of bedrijfsgeheimen in externe AI-tools. Verbied ook het gebruik van AI-output zonder menselijke controle.
Verantwoordelijkheid
Wijs een AI-verantwoordelijke aan binnen uw bedrijf. Dit hoeft geen fulltime functie te zijn — het kan de IT-verantwoordelijke of de directeur zelf zijn. De naam moet worden vastgelegd.
Sancties en ondertekening
Beschrijf wat er gebeurt bij overtreding. Laat medewerkers het reglement ondertekenen. Die handtekening is uw bewijs dat zij het hebben gelezen en begrepen.
Welke AI-tools moet u noemen?
Noem de tools die uw medewerkers daadwerkelijk gebruiken. Minimaal:
- ChatGPT (OpenAI)
- Microsoft Copilot
- Google Gemini
- Claude (Anthropic)
- Eventuele branchespecifieke AI-tools
Voeg ook een algemene clausule toe voor "vergelijkbare AI-tools" zodat nieuwe tools automatisch onder het reglement vallen.
Hoe lang moet het reglement zijn?
Kwaliteit gaat boven kwantiteit. Een helder document van 2 tot 3 pagina's is beter dan een juridisch boekwerk van 20 pagina's dat niemand leest. De wet stelt geen lengte-eis — alleen dat het er is en dat medewerkers het hebben gelezen.
✓ Tip: Evalueer het AI-reglement minimaal één keer per jaar. AI-tools veranderen snel en uw beleid moet meegroeien.
Mag u een template gebruiken?
Ja, als het maar is aangepast op uw specifieke situatie. Een generiek template dat u klakkeloos downloadt en niet invult is weinig waard bij een inspectie. U moet kunnen aantonen dat het reglement echt op uw bedrijf van toepassing is.
Wilt u een kant-en-klaar AI-reglement?
AIveilig.com levert een volledig op uw bedrijf afgestemd AI-reglement — inclusief geletterdheidsverklaring en AI-register. Doe eerst de gratis scan.
Doe de gratis scan →Dit artikel is informatief van aard en vervangt geen juridisch advies. Bij hoog-risico toepassingen adviseren wij aanvullend juridisch advies in te winnen.