AI-register bijhouden: waarom en hoe doet u dat?

Het AI-register is een van de minst bekende maar meest praktische verplichtingen onder de EU AI Act. Het dwingt u na te denken over welke AI u gebruikt, waarvoor en met welke risico's. Hier leest u wat erin moet staan en hoe u het bijhoudt.

Wat is een AI-register?

Een AI-register is een overzicht van alle AI-systemen die uw bedrijf inzet. Het is vergelijkbaar met het verwerkersregister dat u voor de AVG bijhoudt — maar dan specifiek voor AI-toepassingen.

Artikel 12 van de EU AI Act verplicht deployers van AI-systemen tot het bijhouden van logboeken en documentatie. Voor de meeste MKB-bedrijven vertaalt dit zich in een eenvoudig register van gebruikte AI-tools en hun toepassingen.

Wat zet u in het AI-register?

Per AI-tool of AI-systeem noteert u minimaal:

• Naam en versie van de tool (bijv. ChatGPT GPT-4o, Microsoft Copilot)
• Aanbieder en contactgegevens
• Doel en toepassing binnen uw bedrijf
• Risicocategorie (minimaal, beperkt, hoog, onaanvaardbaar)
• Verwerkt het persoonsgegevens? (ja/nee)
• Verwerkersovereenkomst aanwezig? (ja/nee + datum)
• Naam AI-verantwoordelijke binnen uw bedrijf
• Datum van toevoeging en laatste evaluatie

Hoe houdt u het register actueel?

Evalueer het register minimaal één keer per jaar. Voeg nieuwe tools toe zodra u ze in gebruik neemt. Markeer tools als "inactief" als u ermee stopt — verwijder ze niet, want bij een incident wil u weten wat er wanneer gebruikt werd.

Waarom is het ook zonder inspectie waardevol?

Los van de wettelijke verplichting geeft het register u inzicht. Hoeveel AI-tools gebruikt u eigenlijk? Zijn er overlappende tools? Heeft u voor alle externe AI-aanbieders een DPA? Veel bedrijven ontdekken bij het maken van het register dat zij meer AI inzetten dan zij dachten — en dat er gaten zitten in hun documentatie.