Wat is een AI-geletterdheidsverklaring en wie moet die tekenen?

De EU AI Act verplicht bedrijven aan te tonen dat medewerkers voldoende AI-kennis hebben. Een AI-geletterdheidsverklaring is het praktische document waarmee u dat aantoont. Hier is wat het is, wat erin staat en wie het moet ondertekenen.

Wat is een AI-geletterdheidsverklaring?

Een AI-geletterdheidsverklaring is een ondertekend document waarmee een medewerker bevestigt dat hij of zij:

• Op de hoogte is van de AI-tools die het bedrijf gebruikt
• De bedrijfsregels voor AI-gebruik heeft gelezen en begrijpt
• Weet welke data wel en niet in AI-tools ingevoerd mag worden
• Begrijpt dat AI-output altijd menselijke controle vereist
• Weet bij wie incidenten gemeld moeten worden

Het document is de aantoonbare bewijslast dat uw bedrijf voldoet aan artikel 4 van de EU AI Act.

Wie moet de verklaring tekenen?

Iedereen die zakelijk AI gebruikt binnen uw organisatie:

• Vaste medewerkers die AI-tools inzetten in hun werk
• Parttime medewerkers en oproepkrachten (indien AI-gebruik van toepassing)
• Stagiaires en trainees
• Ingehuurde freelancers die namens uw bedrijf AI inzetten
• De eigenaar of directeur zelf

Wat staat er minimaal in?

Een geldige verklaring bevat:

• Naam en functie van de medewerker
• Naam van het bedrijf
• Datum van ondertekening
• Verwijzing naar het geldende AI-beleid of AI-reglement
• Bevestiging van kennisname van de AI-spelregels
• Handtekening medewerker (en optioneel werkgever)

Hoe lang bewaart u de verklaring?

Bewaar de ondertekende verklaringen minimaal zolang de arbeidsrelatie duurt, plus twee jaar daarna. Bij een inspectie of incident is dit uw bewijs van compliance.

Evalueer het AI-beleid jaarlijks en vraag bij significante wijzigingen een nieuwe handtekening. AI-tools veranderen snel — uw beleid moet meegroeien.