Microsoft Copilot en de EU AI Act: wat moet u regelen?

Miljoenen Nederlandse bedrijven gebruiken Microsoft 365 — en veel weten niet dat de AI-functies van Copilot hen verplichtingen opleggen onder de EU AI Act. Dit is wat u moet regelen voor augustus 2026.

Wat is Microsoft Copilot eigenlijk?

Microsoft Copilot is de AI-assistent die is geïntegreerd in Microsoft 365: Word, Excel, Outlook, Teams en SharePoint. Afhankelijk van uw Microsoft-abonnement heeft u automatisch toegang tot bepaalde Copilot-functies, zoals het samenvatten van e-mails, het automatisch aanvullen van teksten of het genereren van presentaties op basis van een prompt.

Veel Nederlandse MKB-bedrijven gebruiken Copilot-functies zonder dit expliciet te hebben besloten — ze zijn gewoon actief in hun vertrouwde Microsoft-omgeving. Dat maakt compliance er niet eenvoudiger op: u bent als deployer verantwoordelijk, ook als u niet bewust voor Copilot heeft gekozen.

Welke verplichtingen heeft u als Copilot-gebruiker?

Microsoft Copilot valt voor de meeste toepassingen in de categorie minimaal risico onder de EU AI Act. Dat betekent geen zware audits of certificeringen — maar wel een aantal basisverplichtingen die u moet nakomen.

• AI-register bijhouden: Microsoft Copilot moet worden opgenomen in uw AI-register, samen met alle andere AI-tools die uw bedrijf gebruikt.
• AI-reglement voor medewerkers: Wat mogen medewerkers wel en niet doen met Copilot? Mag vertrouwelijke klantdata worden gebruikt in Copilot-prompts? Dit moet schriftelijk worden vastgelegd.
• Verwerkersovereenkomst met Microsoft: Microsoft biedt een Data Processing Agreement (DPA) aan als onderdeel van de Microsoft Products and Services Agreement (MPSA). Controleer of uw organisatie deze heeft geactiveerd.
• Transparantie naar klanten: Als u Copilot gebruikt om content of communicatie te genereren die u aan klanten levert, moet u dit vermelden.

Copilot voor Microsoft 365 versus Copilot Free: wat is het verschil?

Er zijn verschillende versies van Microsoft Copilot met verschillende privacyinstellingen:

• Copilot Free (via bing.com of copilot.microsoft.com): Geen bedrijfsdata-bescherming. Wat u invoert kan worden gebruikt voor trainingsdata. Niet geschikt voor zakelijk gebruik met klantdata.
• Copilot in Microsoft 365 (betaald): Draait binnen uw Microsoft 365-omgeving, met de beveiligings- en complianceinstellingen van uw tenant. Data wordt niet gebruikt voor modeltraining.
• Copilot Pages en Agents: Uitgebreidere functies die uw bedrijfsdata actief raadplegen. Hogere privacywaarborgen vereist.

Voor Nederlandse bedrijven die Copilot zakelijk inzetten: gebruik uitsluitend de betaalde versie binnen uw Microsoft 365-tenant, nooit de gratis webversie voor zakelijke doeleinden.

Welke risico's loopt u met Copilot als u niets regelt?

De risico's zijn vergelijkbaar met die van ChatGPT, maar hebben een extra dimensie: Copilot heeft toegang tot uw interne bedrijfsdata in SharePoint, OneDrive en Exchange. Dat maakt ongecontroleerd gebruik potentieel risicovoller.

• Een medewerker vraagt Copilot om een samenvatting van vertrouwelijke HR-documenten en deelt die per abuis met de verkeerde persoon
• Copilot genereert een e-mail met klantgegevens die onterecht wordt verstuurd
• Medewerkers gebruiken Copilot voor besluiten over klanten zonder menselijke controle, wat aansprakelijkheid creëert

Zonder AI-reglement dat beschrijft hoe Copilot mag worden gebruikt, bent u als werkgever aansprakelijk voor dit soort incidenten.

Praktische stappen voor Nederlandse Copilot-gebruikers

Of u nu een accountantskantoor in Amsterdam bent, een marketingbureau in Noord-Holland of een logistiek bedrijf elders in Nederland — de stappen zijn hetzelfde:

• Voeg Microsoft Copilot toe aan uw AI-register met de juiste classificatie
• Controleer uw Microsoft 365-abonnement en activeer de DPA indien nodig
• Stel een AI-reglement op met expliciete regels voor Copilot-gebruik
• Informeer medewerkers over wat wel en niet mag met Copilot
• Voeg een vermelding van Copilot-gebruik toe aan uw privacyverklaring

AIveilig.com helpt u met alle benodigde documenten. Via de gratis scan bepalen we uw specifieke situatie. Voor €179 leveren wij een compleet compliance-pakket, inclusief alle documenten die u als Copilot-gebruiker nodig heeft. Bekijk ook de EU AI Act checklist voor het MKB.